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檔案管理制度
- 分類:部門設置
- 作者:
- 來源:
- 發布時間:2018-08-23 12:17
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【概要描述】一、發文(一)、建立發文登記簿,凡是公司向外發送的文件,都要按照發文登記簿的欄目逐項進行登記。
(二)、發送正式文件,要統一編排發文字號。一律用“葫通達字”**號。
檔案管理制度
【概要描述】一、發文(一)、建立發文登記簿,凡是公司向外發送的文件,都要按照發文登記簿的欄目逐項進行登記。
(二)、發送正式文件,要統一編排發文字號。一律用“葫通達字”**號。
- 分類:部門設置
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- 發布時間:2018-08-23 12:17
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一、發文
?。ㄒ唬?、建立發文登記簿,凡是公司向外發送的文件,都要按照發文登記簿的欄目逐項進行登記。
?。ǘ?、發送正式文件,要統一編排發文字號。一律用“葫通達字”**號。
?。ㄈ?、擬文用紙首頁應用統一的擬文稿頭,副頁可用一般稿紙。要寫清文件標題、主送單位及印發份數,留存分數。擬文者和簽發人都要簽署姓名和年月日。
?。ㄋ模?、發文起草人必須認真負責,文件力求簡明扼要,通俗易懂;適用政策法規準確無誤。
?。ㄎ澹?、發文打字后,要認真細致地進行核對,尤其是數字更要反復核對,做到絕對無誤。
二、收文
?。ㄒ唬┙⑹瘴牡怯洸?,凡是收到的正式文件,都要按照收文登記簿的欄目逐項登記。
?。ǘ┦瘴牡怯浐笏徒唤浝砼?,然后送交承辦人閱辦,承辦人閱辦完畢簽字后退回。
?。ㄈ┬枰獋鏖喌奈募?,由文書負責傳遞,閱文者閱后簽字并及時交回。
?。ㄋ模┬枰^長時間使用的文件,可復印留存,但要妥善保管,不得丟失。
三、檔案管理
要嚴格按照檔案管理的有關規則認真做好搜集、整理、裝訂和保管工作。
?。ㄒ唬I務檔案
1、搜集資料:凡是咨詢過程中形成的應當存檔的證據和有關資料,在完成全部咨詢工作后,由咨詢項目承辦人搜集齊全交由檔案管理人員進行整理歸檔。
2、整理貼襯:檔案管理人員收到歸檔資料后,首先要按照應存檔的證據和有關資料進行清理。缺少的要向承辦人索??;重份的剔除;字跡不清的要設法補救。其次要按照統一的紙幅進行整理。凡是小于A4紙的要貼襯,力求整齊、規范。
3、排序裝訂:工程造價咨詢檔案,大體分成三個部分,其裝訂順序為:
?。?)綜合類:咨詢報告、咨詢報告認可書、業務約定書及其他綜合類資料;
?。?)業務類:咨詢業務類的各項資料,包括工程造價審核認定匯總表,審核認定預算書、送審預決算書圖紙會審記錄、技術聯系單、現場簽證單、發貨票、隱蔽工程記錄、驗收證明及有關協議等;
?。?)備查類:施工合同、施工方案、開竣工報告、工程質量驗收證明、有關文件、工程量計算底稿及其他備查類資料。
上述檔案資料較多的要分別裝成若干卷。
?。ǘ┪臅鴻n案
文書檔案也要大體參照上述步驟進行搜集、整理、貼襯和裝訂。
?。ㄈn案管理和借閱
各項檔案要統一存放在專用的鐵皮檔案柜內,并定期檢查存放情況,注意防蟲、防潮。
建立借閱檔案登記簿。內部借閱檔案,借閱人可向檔案管理人員直接借閱;外部借閱、摘抄、復印,要經公司經理批準。
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遼寧通達工程咨詢有限公司在長期從事咨詢業務中,積累了豐富的管理經驗,公司研發的招標業務管理系統形成了公司特有的數據庫,主要包括:人事管理數據庫(評標專家);主要建筑材料價格庫(動態管理);主要工程設備價格庫(動態管理);各種工程類型建筑指標分析庫;各類招標(評標)等文件范本庫。公司已形成了一套專業、科學、規范的工作模式,使公司整體業務處理能力和工作效率得到更進一步提高。
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