一、發文

　?。ㄒ唬?、建立發文登記簿，凡是公司向外發送的文件，都要按照發文登記簿的欄目逐項進行登記。

　?。ǘ?、發送正式文件，要統一編排發文字號。一律用“葫通達字”**號。

　?。ㄈ?、擬文用紙首頁應用統一的擬文稿頭，副頁可用一般稿紙。要寫清文件標題、主送單位及印發份數，留存分數。擬文者和簽發人都要簽署姓名和年月日。

　?。ㄋ模?、發文起草人必須認真負責，文件力求簡明扼要，通俗易懂；適用政策法規準確無誤。

　?。ㄎ澹?、發文打字后，要認真細致地進行核對，尤其是數字更要反復核對，做到絕對無誤。

二、收文

　?。ㄒ唬┙⑹瘴牡怯洸?，凡是收到的正式文件，都要按照收文登記簿的欄目逐項登記。

　?。ǘ┦瘴牡怯浐笏徒唤浝砼?，然后送交承辦人閱辦，承辦人閱辦完畢簽字后退回。

　?。ㄈ┬枰獋鏖喌奈募?，由文書負責傳遞，閱文者閱后簽字并及時交回。

　?。ㄋ模┬枰^長時間使用的文件，可復印留存，但要妥善保管，不得丟失。

三、檔案管理

　　要嚴格按照檔案管理的有關規則認真做好搜集、整理、裝訂和保管工作。

　?。ㄒ唬I務檔案

　　1、搜集資料：凡是咨詢過程中形成的應當存檔的證據和有關資料，在完成全部咨詢工作后，由咨詢項目承辦人搜集齊全交由檔案管理人員進行整理歸檔。

　　2、整理貼襯：檔案管理人員收到歸檔資料后，首先要按照應存檔的證據和有關資料進行清理。缺少的要向承辦人索??；重份的剔除；字跡不清的要設法補救。其次要按照統一的紙幅進行整理。凡是小于A4紙的要貼襯，力求整齊、規范。

　　3、排序裝訂：工程造價咨詢檔案，大體分成三個部分，其裝訂順序為：

　?。?）綜合類：咨詢報告、咨詢報告認可書、業務約定書及其他綜合類資料；

　?。?）業務類：咨詢業務類的各項資料，包括工程造價審核認定匯總表，審核認定預算書、送審預決算書圖紙會審記錄、技術聯系單、現場簽證單、發貨票、隱蔽工程記錄、驗收證明及有關協議等；

　?。?）備查類：施工合同、施工方案、開竣工報告、工程質量驗收證明、有關文件、工程量計算底稿及其他備查類資料。

　　上述檔案資料較多的要分別裝成若干卷。

　?。ǘ┪臅鴻n案

　　文書檔案也要大體參照上述步驟進行搜集、整理、貼襯和裝訂。

　?。ㄈn案管理和借閱

　　各項檔案要統一存放在專用的鐵皮檔案柜內，并定期檢查存放情況，注意防蟲、防潮。

　　建立借閱檔案登記簿。內部借閱檔案，借閱人可向檔案管理人員直接借閱；外部借閱、摘抄、復印，要經公司經理批準。